Entenda melhor a rotina administrativa do condomínio

Entenda melhor a rotina administrativa do condomínio

Para se manter o controle no condomínio é necessário a implementação de uma rotina administrativa, potencializando a gestão.

A rotina administrativa do condomínio é composta principalmente por manutenções que os edifícios residenciais necessitam, além de toda parte burocrática.

É essencial que o administrador saiba fazer a distinção de cada etapa que a rotina do condomínio demanda, esta ferramenta que o síndico pode utilizar, evita que ocorra possíveis problemas principalmente quanto a cronograma e demanda de recursos.

“A rotina administrativa é fundamental para o administrador que quer manter o controle e obter uma gestão mais eficiente.”

A rotina em um condomínio predial também é marcado não só pelo serviço interno, mas como as empresas terceirizadas que são demandadas de acordo com o tempo, normalmente são: Semanais; Bimestrais;Semestrais; Anuais; ou a cada 2 a 5 anos.

Aprender a controlar a rotina do condomínio é importante para que você não se perca durante o decorrer do ano e com as eventualidades que podem ocorrer, além de evitar problemas com as documentações, as manutenções e os produtos.

Neste post iremos tratar especialmente referente aos conteúdos:

• Rotinas diárias para administração do condomínio;

• Necessidades do condomínio durante a semana;

• Rotinas que devem ser realizadas por mês;

O síndico que deseja obter maior controle sobre o condomínio, deve instaurar um plano de ação, cada edifício residencial demanda de uma rotina específica de acordo com suas necessidades, a rotina será um meio para o controle de todos os serviços que serão realizados.

“As rotinas organizam e ajudam a planejar  como serão feitas todas as intervenções na edificação, sejam elas preventivas ou de resoluções.”

É necessário também o controle do quadro de funcionários, contendo não só a carga horária, mas suas atribuições, estas informações podem ser compiladas através de uma simples planilha, facilitando a gestão, gerando maior eficiência.

Continue lendo nosso artigo, não perca nossas dicas, vamos te ajudar a manter as coisas em ordem no seu condomínio.

Rotinas diárias para administração do condomínio

A semana é longa, mas sabemos que nem sempre um síndico consegue conciliar seu trabalho com as atividades a serem realizadas no condomínio. Para que tudo possa sair perfeitamente, tem que haver dedicação, organização e criar hábito.

Ter uma planilha que lhe auxilie na organização com datas e horários e nomes lhe trará um controle melhor do que foi feito. Fonte: https://www.freepik.com

Saber dividir as tarefas do dia-a-dia com os colaboradores é essencial para que o síndico não fique enrolado ou deixe algo atrasado.

O administrador também pode pedir diariamente o caderno de ocorrências, para que ele se mantenha atualizado quanto ao que foi realizado naquele dia no condomínio.

As tarefas diárias que devem ser feitas no condomínio, e o que o síndico pode verificar o andamento são diversas, como por exemplo das atribuições da limpeza das áreas comuns.

É importante que o síndico também tenha alguém de confiança e que possa supervisionar as áreas que não consiga verificar por si só no dia-a-dia para que não apareça problemas eventuais como:

• Equipamentos quebrados

• Ferramentas perdidas

• Áreas com vandalismo

• Mobiliário sujo

Outros itens também são essenciais para serem verificados durante o dia, porém cada condomínio possui uma necessidade distinta, nesse caso deve analisar a infraestrutura do edifício, tomando conhecimento do que se tem e com que frequência devem ser feitas as verificações.

Com tudo isso, sabemos que a pessoa certa a se manter um bom relacionamento é o zelador, pois, é ele que sabe tudo sobre o que acontece no prédio.

Pedir relatos do que aconteceu durante a rotina do funcionário lhe ajudará a ter uma ótima visão do que acontece no edifício e ao redor dele, e auxilia para que o condomínio tenha uma gestão mais acertiva.

No site do Síndico Net é possível encontrar no texto “dicas da administração do condomínio” informações diárias de como devem ser feitas.

Necessidades do condomínio durante a semana

Durante a semana é possível fazer aqueles serviços que não necessitam ser verificados todos os dias. Averiguar itens, serviços produtos e ferramentas uma vez por semana já é mais que o suficiente, como:

• Playground;

• Extintores de incêndio;

• Controle de PH na piscina.

O zelador deverá ser o responsável pela revisão desses equipamentos e seguir o roteiro de inspeção predial.

Marcar suas tarefas no calendário também ajuda a não esquecer seus afazeres. Fonte: https://pixabay.com

“Esses reparos ou revisões no condomínio predial é mais do que recomendável a serem feitos, já que ajudam na prevenção de qualquer problema e detectá-los logo no início.”

Rotinas que devem ser realizadas por mês

Para o síndico essas tarefas devem ser mais enfáticas do que as realizadas diariamente, pois é necessário uma demanda maior de concentração, bom senso e uma análise mais profunda do que acontece no edifício:

• Acompanhar os casos de inadimplência;

• Analisar os fatos que ocorreram que precisam de sua intervenção;

• Verificar notas fiscais;

• Verificar extratos bancários;

• Pagamentos;

• Contribuições.

Sempre compare o que foi planejado com as ocorrências daquele mês para se ter um controle maior do que se foi feito, com essa análise é possível estabelecer projeções para os meses seguintes para não haver interrupções e não ser pego de surpresa.  

Todo mês é bom ter uma reunião com os colaboradores do condomínio, para saber suas necessidades e procurar melhorar o convívio interno.Fonte: https://pixabay.com

Verifique os atestados daquele mês, as faltas que os assalariados possuem e se estão em dia com os serviços do prédio, é imprescindível essa análise para que não ocorra problemas com os funcionários.

Também é importante estar com os contratos em dia como: NR 10 para-raios (normas regulamentadoras de instalação elétrica) e a NR 5 CIPA ( normas regulamentadoras de segurança e saúde no trabalho), checar as prestações de conta e apresentar aos condôminos como está o andamento do condomínio, como são feitas as manutenções e o que será realizado nos meses seguintes.

Ter uma reunião com os condôminos a cada três meses também é algo que o síndico deve se ater, pois o morador precisa saber o que será realizado, quais são as metas e as obras que serão feitas mais pra frente.

“É de extrema importância verificar as contas de água, luz e gás do edifício para se evitar desperdícios ou detectar um possível vazamento.”

Caso seja encontrado algum vazamento, em nosso texto “como lidar com vazamento e infiltração em condomínio” temos dicas de como você poderá lidar com esse problema.

Conclusão

Sabemos que a rotina administrativa do condomínio é dedicada principalmente ao síndico, mas é importante que o responsável pelo edifício inclua seus colaboradores nessas atividades e atribua serviços, tanto para que não se acumule funções a uma única pessoa ou que ela fique com muito tempo livre.

Para se ter um bom uso do tempo que o colaborador se encontra no condomínio, ter um planejamento , estudar as tarefas que devem ser realizadas durante o dia e utilizar o roteiro de inspeção irá te ajudar a ter esse maior controle.

“O síndico deve estar atendo aos contratos, aos condôminos, aos funcionários e ter paciência para saber ouvir e falar no momento certo.”

A rotina do condomínio não é simples, existem várias questões a serem observadas, porém não é um “bicho de sete cabeças”. Basta ser organizado e procurar manter as inspeções do condomínio em dia.  

Dúvidas? Entre em contato conosco que estaremos a disposição para sanar suas dúvidas.

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